Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp có thể dễ dàng quảng bá hình ảnh của mình và truyền tải thông điệp đến công chúng. Sự kiện càng tổ chức bài bản, doanh nghiệp càng khẳng định uy tín và sự chuyên nghiệp của mình. THT Media xin chia sẻ đến quý vị quy trình 11 bước để lên kế hoạch cho một sự kiện thành công tốt đẹp.
Bước 1: Xác định loại và mục tiêu của sự kiện
Mỗi loại này có một cách lập kế hoạch sự kiện khác nhau. Do đó, việc xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện là gì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch chính xác nhất. Qua đó tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đảm bảo hướng tới mục tiêu chính cuối cùng.
Ví dụ, khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, mục tiêu của doanh nghiệp là tạo sự chú ý của khách hàng và công chúng. Do đó, khi lập kế hoạch cho một sự kiện, cần đặc biệt chú ý đến các mặt hàng truyền thông và quảng cáo.
Bước 2: Xác định đối tượng của bạn
Để sự kiện diễn ra hiệu quả, khi lên kế hoạch, doanh nghiệp cần phân loại và lựa chọn đối tượng khách mời phù hợp với mục đích của sự kiện. Tránh thông tin sai lệch về khán giả, dẫn đến lãng phí ngân sách và nguồn lực.
Ví dụ: Sự kiện tri ân khách hàng, doanh nghiệp cần xác định khách là khách hàng trung thành lâu dài, tin tưởng sản phẩm của mình.
Đối với các sự kiện như ra mắt sản phẩm mới, khách mời nên chọn những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực này để tạo tiếng vang cho sản phẩm mới.
Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện
Với bất kỳ sự kiện nào, ý tưởng và chủ đề đều rất quan trọng. Ý tưởng và chủ đề phải phù hợp với mục tiêu và đối tượng mà doanh nghiệp hướng tới. Một ý tưởng hay sẽ giúp xâu chuỗi toàn bộ hoạt động của sự kiện, giúp sự kiện đi đúng hướng và đạt được hiệu quả giao tiếp tốt nhất.
Bước 4: Xác định thời gian và địa điểm
- Thời gian: Khi xác định thời gian tổ chức, bạn cần ưu tiên lựa chọn khung thời gian thuận lợi cho khách. Thông thường có thể là cuối tuần hoặc buổi tối, ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến công việc của khách.
- Địa điểm: Dựa trên số lượng khách mời, ý tưởng của sự kiện, doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp. Cần ưu tiên đánh giá và lựa chọn các yếu tố như không gian rộng rãi, dễ dàng di chuyển, giao thông thuận tiện, đầy đủ tiện ích và bãi đậu xe lớn… Những yếu tố này sẽ tạo ra sự thoải mái dễ chịu, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức cũng như nâng cao trải nghiệm dịch vụ cho khách. Ngoài ra, sau khi chọn được địa điểm, bạn nên lên kế hoạch đặt chỗ sớm để tránh mất vị trí tốt vào tay người khác.
Bước 5: Ước tính chi phí tổ chức cho công ty
Lập ngân sách là một bước cần thiết trong việc lập kế hoạch sự kiện. Qua đó, doanh nghiệp có thể làm rõ các khía cạnh khác của kế hoạch như số lượng, quy mô, chất lượng chương trình, trang trí, địa điểm…
Bước 6: Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợ
Việc xác định và thiết lập mối quan hệ với các đối tác, nhà tài trợ sẽ góp phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện vì vậy bạn không nên bỏ qua bước này khi lên kế hoạch cho sự kiện.
Đối với các sự kiện quy mô lớn đòi hỏi ngân sách lớn hoặc có nhiều hạng mục để thực hiện, các nhà tài trợ hoặc đối tác sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản tiền lớn. Điều này được thể hiện thông qua sự hợp tác hoặc tài trợ, cơ sở vật chất hoặc thiết bị…
Ngoài ra, những người có bản sắc thương hiệu tốt hoặc có ảnh hưởng trong lĩnh vực này sẽ giúp nâng cao hiệu quả truyền thông. Đồng thời khẳng định tính chuyên nghiệp của sự kiện, dễ dàng gây được tiếng vang với công chúng.
Bước 7: Xây dựng kịch bản và dòng thời gian cho sự kiện
Sau khi hoàn thành các bước trên, điều tiếp theo bạn cần làm để tạo kế hoạch sự kiện hoàn hảo là tạo dòng thời gian và kịch bản cho các chương trình. Điều này thể hiện thông qua việc xây dựng các mốc thời gian và kịch bản.
- Mốc thời gian: Dòng thời gian của một sự kiện thường sẽ được chia thành 3 phần chính: Mở đầu – chương trình chính và kết thúc. Trong mỗi phần này, bạn cần lựa chọn tổ chức các hoạt động tương ứng để truyền tải đến khách mời thông điệp chính.
- Kịch bản: Kịch bản phải bao gồm toàn bộ hoạt động của sự kiện. Trong kịch bản, bạn sẽ phải trình bày chi tiết nội dung chương trình, nhân sự phụ trách, đạo cụ sử dụng và thời gian của từng mục… Nên tập trung xây dựng một kịch bản chi tiết và độc đáo để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và gây ấn tượng với khách mời.
Step 8: Make a promotion plan
You won’t be able to achieve your message without promoting the event to the public. Depending on the type and specific purpose of each event, you will have different promotion plans. The promotion channels preferred by businesses today are:
- Advertising on social networks: facebook, instagram, zalo …
- Email marketing, e-newspapers
- Marketing through posters, flyers
- Advertising through mass media: television, newspapers …
A good promotion plan will help businesses attract and create sympathy with guests.
1.9. Step 9: Implement an event plan
This is the most important stage in the event planning process of the business. You need to control all the stages, make sure they all happen on schedule.
- Decorate the venue based on the program concept: The theme of the event will be expressed largely through the decoration. You need to work with the department in charge of the main color tone, flowers and décor used… Depending on the nature and theme of the event, you need to choose for yourself the appropriate décor.
- Setup trang thiết bị: Các hạng mục như sân khấu và âm thanh, ánh sáng đặc biệt quan trọng. Đây là những yếu tố sẽ tác động vào cảm xúc của người tham dự và chi phối chất lượng các chương trình trong sự kiện. Hãy chắc chắn hệ thống loa đài, micro, ánh sáng tổng và ánh sáng hiệu ứng hoạt động tốt, đáp ứng được các tiết mục trong chương trình của bạn.
- Lựa chọn menu tiệc: Mỗi sự kiện có đặc thù riêng sẽ phù hợp với các kiểu tiệc khác nhau. Tùy vào các yếu tố như quy mô, ngân sách, đối tượng khách mà bạn có thể lựa chọn menu tiệc trà, tiệc đồ ngọt hoặc tiệc mặn… cho phù hợp. Ví dụ, các sự kiện ra mắt sản phẩm có thể lựa chọn tiệc trà cùng đồ ngọt đi kèm. Do tính chất sự kiện khá nhẹ nhàng, chỉ diễn ra trong khoảng 90 – 120 phút / chương trình.
- Chuẩn bị tài liệu tiếp thị: Một phần không thể thiếu trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện, chính là việc chuẩn bị các tài liệu tiếp thị để khách mời dễ dàng nắm bắt được các thông tin quan trọng của trình… Các hạng mục như tài liệu, standee, băng rôn… sẽ góp phần nào trong việc được sự chú ý và truyền tải tới khách mời các thông điệp của doanh nghiệp.
- Chuẩn bị quà tặng: Để bày tỏ sự trân trọng tới các khách mời và đại biểu, các đơn vị tổ chức cần chuẩn bị quà tặng hợp lý như hoa, kỷ niệm chương, sổ tay hoặc móc chìa khóa… Tuy chỉ là những món quà nhỏ nhưng lại mang một ý nghĩa tinh thần rất lớn, giúp khách mời luôn ghi nhớ về sự kiện của bạn và xây dựng hình ảnh thương hiệu thân thiện hơn cho doanh nghiệp.
Bước 10: Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinh
Trước khi sự kiện chính thức diễn ra, bạn nên tổng duyệt lại chương trình một lần để kiểm tra xem có vấn đề phát sinh gì không và kịp thời xử lý. Đồng thời, việc tổng duyệt cũng như một bản nháp của sự kiện chính, giúp bạn làm quen với kịch bản, tránh bỡ ngỡ và xảy ra các sai sót khi chương trình chính thức diễn ra.
Bước 11: Đánh giá, rút kinh nghiệm
Dù bạn có lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt đến đâu thì trên thực tế vẫn sẽ có những phát sinh không đáng có, hoặc những đầu mục công việc mà bạn có thể làm tốt hơn. Các buổi họp đánh giá sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp có sự nhìn nhận lại các vấn đề này, rút ra kinh nghiệm tổ chức cho các sự kiện sau. Từ đó nâng cao chất lượng các sự kiện, cải thiện mức độ uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
